Com base num estudo recente que envolveu mais de 1.000 participantes, em mais de 100 equipas de 70 organizações diferentes, realizado por Alison Wood Brooks e Andy Atkins, chegou-se à simples conclusão que as equipas mais eficazes não são aquelas que se reúnem mais vezes, mas aquelas que têm mais qualidade no tempo quando se reúnem.
Em resultado do estudo, ficam aqui 6 ideias práticas para aumentar a eficácia da tua próxima reunião:
1 — Começa sempre pelo "porquê"
Antes de qualquer discussão, torna explícito o motivo da reunião. Quando todos entendem o propósito de estarem ali, é mais fácil manter o foco e reconhecer que se atingiu o objetivo quando isso acontecer.
2 — Define o entregável
Uma decisão? Um plano de ação? Uma lista de prioridades? Definir concretamente o resultado desejado evita que a reunião se perca em assuntos irrelevantes — e reduz o risco de se terminar sem nada em concreto.
3 — Alinha o processo antes de começares
Como vamos gerar ideias? Como vamos expor quando há desacordo? Quem decide, no final? As regras definidas antes do ‘jogo’ começar torna a discussão mais estruturada e mais justa para todos.
4 — Clarifica os papéis de cada um
Quem facilita a reunião? Quem toma a decisão final? Quem está ali para partilhar conhecimento ou desafiar pressupostos? Papéis claros estimulam a participação e o papel de cada um.
5 — Fecha o ‘agora’ com o que vem ‘depois’
Documentar as decisões e responsáveis é um dos hábitos mais comuns das equipas eficazes. Antes de terminar, garante que fica claro quem faz o quê, e até quando – próximos passos.
6 — Cria segurança para as verdades difíceis
As maiores falhas da liderança nascem de verdades que nunca foram ditas, mas alguns sabiam. Pergunta abertamente: "Que preocupações ainda não discutimos?" Responde com mais curiosidade, não sejas defensivo.